Bij De Vonk gaan we uiterst zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Omdat wij een politieke vereniging zijn, verwerken wij gegevens die iets zeggen over uw politieke overtuiging. Dit schept een extra verantwoordelijkheid die wij serieus nemen.

Welke gegevens slaan wij op?

Wij beperken de verzameling van gegevens tot wat strikt noodzakelijk is voor het functioneren van de vereniging:

• Identificatie: Naam en geboortedatum.
• Contact: E-mailadres, telefoonnummer en fysiek adres.
• Financieel: IBAN (bankrekeningnummer).
• Administratief: Aanmelddatum.
• Organisatie: Van welke werkgroepen bent u deel, wat zijn door u aangegeven interessegebieden of expertise.
• Foto’s, video’s en geluidsopnamen op evenementen
• Je IP-adres, geanonimiseerd, om bezoek van onze websites te meten
• Voorkeuren waar we rekening mee houden bij bijeenkomsten, waaronder voornaamwoorden, eetwensen en behoeften qua toegankelijkheid
• Gegevens van sollicitanten (motivatie, cv en beoordelingen)

Waarom verwerken wij deze gegevens? 

Uw gegevens worden voor de volgende specifieke doelen gebruikt:

• Contributie & SEPA-mandaat: Uw naam, e-mailadres, geboortedatum, aanmelddatum en adres vormen de juridische onderbouwing voor het SEPA-incassomandaat. Dit is noodzakelijk om de contributie rechtmatig te kunnen innen.
• Lokale Organisatie: Uw adresgegevens (postcode) worden gebruikt om u in te delen bij de relevante lokale werkgroepen en actieteams. We houden bij wie in welke groep zit, wat ze interessant vinden en waar ze goed in zijn zodat we leden kunnen uitnodigen zich in hun interessegebied in te zetten. 
• Beleidsanalyse: Wij voeren geanonimiseerde meta-analyses uit op basis van postcodes om ledenontwikkeling per wijk in kaart te brengen. Dit helpt ons onze strategie lokaal te verbeteren zonder individuen te tracken.
• Communicatie & Promotie: Wij gebruiken uw gegevens voor het toezenden van informatie per brief, het bezorgen van fysieke presentjes (bijv. bij jubilea of acties) en voor promotionele doeleinden binnen de vereniging.

Hoewel de wet het lidmaatschap van onze vereniging aanmerkt als een 'bijzonder persoonsgegeven' (omdat het uw politieke voorkeur reflecteert), benadrukken wij het volgende:

De Vonk onderzoekt, analyseert of registreert uw individuele politieke opvattingen niet buiten het feit dat u lid bent. De opslag van uw lidmaatschap is uitsluitend een administratieve en wettelijke noodzaak (o.a. voor de Wet financiering politieke partijen) om verantwoording af te leggen over onze achterban en financiering.

Toegang en Beveiliging

Wij hanteren een strikt 'need-to-know' beleid. Gegevens worden gesplitst om uw privacy te waarborgen:

• Volledige toegang: Alleen het IT-team en de bestuursleden met de portefeuille ledenbeheer hebben toegang tot alle gegevens (inclusief IBAN en volledige historiek). Dit is beveiligd met onder andere een meerstapsverificatie (MFA).
• Operationele toegang: Het Onboarding team en aangewezen actie- en basisgroep-coördinatoren hebben beperkte toegang tot namen, contactgegevens, cijfers van de postcode, voorkeuren aangegeven op een evenement en huidige betrokkenheid bij onze teams. Dit is noodzakelijk om nieuwe leden te verwelkomen, acties te organiseren en leden in lokale actieteams te plaatsen.
• Geen externe verkoop: Uw gegevens worden onder geen enkel beding verkocht of gedeeld met commerciële partijen.

Bewaartermijn

Wij bewaren uw gegevens zolang u lid bent. Na opzegging bewaren wij uw gegevens maximaal 2 jaar in de actieve administratie, tenzij de wet (zoals de fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor financiële transacties) een langere termijn voorschrijft.

Opslag

De Vonk neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. 

Datalekken 

Bij een datalek nemen we onmiddellijk maatregelen om de schade te beperken. We stellen betroffenen altijd ten hoogte van de datalek, de risico’s hiervan en of het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens gemeld zal worden. We houden ook een datalekregister bij, om zo van eerdere datalekken te leren en maatregelen te nemen om de kans op nieuwe datalekken te verminderen. 

Uw rechten

U heeft te allen tijde recht op:

• Inzage en correctie: U kunt opvragen welke gegevens wij van u hebben.
• Verwijdering: U kunt verzoeken uw gegevens te wissen (met inachtneming van wettelijke bewaarplichten).
• Bezwaar: U kunt specifiek bezwaar maken tegen het gebruik van uw adres voor fysieke presentjes of post, terwijl u wel lid blijft.

Voor vragen of het uitoefenen van uw rechten kunt u contact opnemen met onze functionaris gegevensbeheer via: ledenadministratie@devonk.org.

Toezicht

Indien u van mening bent dat wij niet correct omgaan met uw gegevens, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

 

Geheimhoudingsverklaring Vrijwilligers

Betreft: Toegang tot Leden- en Relatiegegevens De Vonk

Ondergetekende, hierna te noemen de ‘vrijwilliger’, werkzaam binnen het [Onboarding- / Actieteam], verklaart het volgende:

1. Geheimhoudingsplicht

De vrijwilliger erkent door de werkzaamheden toegang te krijgen tot persoonsgegevens van (potentiële) leden. Omdat deze gegevens de politieke gezindheid van personen onthullen, vallen deze onder de categorie ‘bijzondere persoonsgegevens’ (AVG). De vrijwilliger verplicht zich tot strikte geheimhouding van alle informatie die hen in het kader van deze werkzaamheden ter kennis komt.

2. Veilig omgaan met gegevens

De vrijwilliger verbindt zich aan de volgende veiligheidsvoorschriften:

• Geen lokale opslag: Gegevens worden nooit gedownload naar of opgeslagen op persoonlijke computers, USB-sticks of telefoons.
• Beveiligde toegang: Er wordt uitsluitend gewerkt binnen de door de vereniging aangewezen systemen. Wachtwoorden en toegangscodes worden nooit gedeeld.
• Privacy bij contact: Bij het versturen van e-mails naar groepen wordt altijd de BCC-functie gebruikt. Ledenlijsten worden nooit gedeeld met derden (ook niet binnen de vereniging met personen zonder expliciete autorisatie).

3. Melding van incidenten

De vrijwilliger verplicht zich om elk (vermoeden van een) beveiligingsincident of datalek (bijv. verlies van een telefoon/laptop met toegang, of het per ongeluk delen van gegevens met een onbevoegde) direct, doch uiterlijk binnen 1 uur, te melden bij de Functionaris Gegevensbescherming of het bestuur.

4. Duur en beëindiging

Deze geheimhoudingsplicht is van kracht gedurende de periode dat de vrijwilliger actief is voor de vereniging en blijft ook na beëindiging van de vrijwilligerswerkzaamheden onverminderd van kracht. Bij beëindiging van de werkzaamheden vernietigt de vrijwilliger alle eventuele fysieke kopieën en verwijdert de vrijwilliger alle toegangsmogelijkheden tot de systemen.

5. Sancties

Het schenden van deze geheimhouding kan leiden tot onmiddellijke beëindiging van de vrijwilligerswerkzaamheden en, in het geval van ernstige nalatigheid of opzet, tot juridische stappen of een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens.